Le calcul des frais kilométriques est essentiel pour toute entreprise qui souhaite gérer efficacement le remboursement des dépenses professionnelles de ses employés. En 2025, il est crucial de se familiariser avec les barèmes en vigueur et les modalités de calcul pour éviter les erreurs et optimiser les remboursements.
Table des matières
Qu’est-ce que les frais kilométriques ?
Les frais kilométriques, également appelés indemnités kilométriques, représentent la compensation financière versée aux employés utilisant leur véhicule personnel à des fins professionnelles. Cette forme de remboursement permet de déduire des frais réels, bénéficiant ainsi d’un avantage fiscal.
Il est important de noter que :
- Les frais liés au trajet domicile-travail sont déductibles, mais limités à 40 km.
- Le montant des indemnités est déterminé en fonction de la puissance fiscale du véhicule et de la distance parcourue.
- Des barèmes peuvent être appliqués, mis à jour annuellement par l’administration fiscale.
Ce qui est compris dans les indemnités kilométriques
Les indemnités kilométriques couvrent différents types de frais, incluant :
| Type de frais | Détails |
|---|---|
| Carburant | Frais liés à l’essence ou l’électricité pour les véhicules électriques. |
| Entretien | Pneus, révisions régulières et réparations. |
| Assurance | Cotisations d’assurance du véhicule utilisé. |
| Stationnement | Péages et frais de parking, remboursés sur présentation de justificatifs. |
Conditions pour bénéficier des indemnités kilométriques
Seuls les dirigeants et les salariés peuvent prétendre à ces indemnités. Pour être éligible, il est essentiel de respecter certaines conditions :
- Le véhicule utilisé ne doit pas être immatriculé au nom de l’entreprise.
- Les déplacements doivent être justifiés et de nature professionnelle.
- Toutes les pièces justificatives doivent être fournies au service comptable.
Comment calculer les frais kilométriques en 2025 ?
Pour établir le montant des indemnités, un barème fiscal est appliqué chaque année, généralement publié en mars. En 2025, ce barème reste stable, et le calcul se base sur :
- Le nombre de kilomètres parcourus.
- La puissance fiscale du véhicule.
Voici un tableau reprenant le barème kilométrique pour les voitures, basé sur la puissance fiscale :
| Puissance (CV) | 0 à 5 000 km | 5 001 à 20 000 km | Plus de 20 000 km |
|---|---|---|---|
| 3 CV et moins | 0,529 € par km | (0,316 € x km) + 1 065 € | 0,370 € par km |
| 4 CV | 0,606 € par km | (0,340 € x km) + 1 330 € | 0,407 € par km |
| 5 CV | 0,636 € par km | (0,357 € x km) + 1 395 € | 0,427 € par km |
| 6 CV | 0,665 € par km | (0,374 € x km) + 1 457 € | 0,447 € par km |
| 7 CV et plus | 0,697 € par km | (0,394 € x km) + 1 515 € | 0,470 € par km |
Utilisation d’un simulateur de frais kilométriques
Les simulateurs de frais kilométriques sont des outils pratiques pour estimer les coûts associés aux déplacements professionnels. Leur utilisation présente plusieurs avantages :
- Estimation précise des remboursements.
- Vision claire des dépenses potentielles.
- Facilité de budgétisation et de planification des déplacements.
Les outils de simulation, proposés par des services de gestion des impôts, sont également indispensables pour le suivi des dépenses réelles engagées par les employés dans le cadre professionnel.
Les changements pour 2025
Pour l’année 2025, quelques aspects clés méritent d’être soulignés :
- Le barème fiscal des indemnités kilométriques reste inchangé, ce qui signifie que les entreprises doivent continuer d’appliquer les montants de 2024.
- La majoration de 20 % pour les véhicules électriques est maintenue, encourageant ainsi l’utilisation de moyens de transport moins polluants.
- Le forfait mobilités durables, permettant la prise en charge jusqu’à 600 € par an pour les frais de transport personnel, est toujours en vigueur.
Ces ajustements nécessitent que les entreprises actualisent leurs procédures administratives pour garantir un remboursement équitable.
Déclaration des frais kilométriques aux impôts
Pour déclarer les frais kilométriques en 2025, il est conseillé de choisir l’option des frais réels lors de sa déclaration de revenus. Voici les étapes à suivre :
- Calculez le montant total à l’aide du barème officiel.
- Indiquez le montant dans les cases appropriées de votre déclaration d’impôts.
- Conservez tous les justificatifs pendant au moins 3 ans.
Ces démarches permettront de réduire le revenu imposable et optimiser la gestion des coûts dans l’entreprise.